メール添付容量マナーとギガファイル便の紹介

インターネットが発展した現代では、ビジネスにおいてメールを使ったやり取りが一般的となっています。
その際に注意したい点のひとつが、メールに添付するファイルの容量です。仕事でのファイル送信は便利ですが、添付ファイルが大きすぎると、取引先に負担をかける可能性があるため、注意が必要です。
メールの添付ファイルに関する基本的なルールを理解し、円滑なコミュニケーションを実現するために心掛けたいものです。
今回はメール添付容量のマナーの説明と、大量の添付データを送付する際に弊社が良く使用しているツール「ギガファイル便」について紹介します。

添付ファイルの容量制限

ほとんどのメールサービスには、送信できるファイルのサイズに制限があります。
たとえば、Gmailでは最大25MB、Yahooメールではメール本文と添付ファイルを合わせて最大25MBの制限が設けられています。
一般的な会社のメールサーバーでは3MB～10MBの制限を設けていることが多いようです。
これを超える大きなファイルを送る場合には、メールが送信できなかったり、相手側で受信できなかったりすることがあります。

受け取る側の負担

大きなファイルをメールで送ることは、送信者だけでなく受け取る側にも負担をかけることがあります。
例えば、受信側のメールボックスの容量がいっぱいになったり、モバイルデータの制限を超えてしまったりする場合があります。
そのため、大きなファイルを送る際には、送信する相手に事前に確認することが大切です。

ビジネスマナーとしての添付容量

上記の事をふまえ、ビジネスマナーとしてメールの添付容量は2MBまでが適切です。
2MBを超えてしまう場合は、

• ファイルをZIP形式で圧縮する
• Google Drive、Dropbox、OneDriveなどのクラウドストレージを利用する
• ファイル転送サービスを利用する

などの方法があります。
ファイル転送サービスのなかで、弊社がよく利用している「ギガファイル便」を紹介します。

「ギガファイル便」は、大容量のファイルを簡単に送るための無料ファイル転送サービスです。
メール添付の制限を気にせずに、容量無制限（１ファイル３００Ｇまで）で簡単に送ることができるため、ビジネスシーンでもで重宝されています。

ギガファイル便の使い方

①ウェブサイトにアクセス:：ギガファイル便の公式サイト（https://gigafile.nu）にアクセスします。

②ファイルを選択： 送信したいファイルを選び、「ドラッグ＆ドロップ」or「ファイルを選択」しアップロードします。
最大で100GBまでのファイルをアップロードできるので、大きなファイルでも安心です。

③リンクを取得：アップロードが完了すると、ダウンロードリンクが表示されます。そのリンクをコピーして、メールやメッセージで相手に送信することで、簡単にファイルを共有できます。
送信したいファイルが複数枚ある場合は②の方法ですべてのファイルをアップロードし、「まとめる」ボタンをクリック、その下に表示されたリンクをコピーし送付します。

ギガファイル便の特徴

• 無料で利用できる： 1回あたりのアップロード容量が最大100GBまで無料で利用できます。
• 簡単な操作:：アカウント登録不要で、誰でもすぐにファイルのアップロードが可能です。
• 有効期限:：アップロードしたファイルの保存期間は最大100日間となっており、その間にダウンロードリンクを使用してファイルを受け取ることができます。
• セキュリティ： 送信されるリンクは一時的なものであり、セキュリティ面でも安心です。また、機密性の高いデータにはパスワードを設定することができます。

他のファイル転送サービスとの違い

ギガファイル便は、他のファイル転送サービスと比較しても非常に簡単に利用できる点が特徴です。
例えば、DropboxやGoogle Driveなどはクラウドストレージサービスとして広く使われていますが、ファイルを送信する際にアカウントの作成やログインが必要です。一方、ギガファイル便はその点を気にせず、即座にファイルを送ることができるため、使い勝手が良いです。

大容量のファイルをメールで送る際は、送信側も受信側も負担を減らすために工夫が必要です。
ファイルを圧縮・クラウドサービスを利用・ファイル転送サービス等を利用し、ビジネスマナーをふまえたメールの活用をしていきましょう。